Crediti ECM non registrati: cosa fare?

Hai completato un corso ECM, hai partecipato a un congresso o hai terminato una formazione a distanza, ma i crediti ECM non risultano ancora registrati nella tua posizione? Si tratta di una situazione abbastanza frequente che non significa necessariamente che i crediti siano andati persi.

La registrazione dei crediti ECM non avviene sempre immediatamente dopo la conclusione dell’attività formativa. Il provider ECM deve infatti completare le procedure previste e trasmettere i dati dei partecipanti che hanno acquisito i crediti al sistema competente.

In questa guida vediamo cosa fare quando i crediti ECM non compaiono, quanto tempo può essere necessario, come controllare la propria posizione e chi contattare in caso di mancata registrazione.

Indice

• Crediti ECM non registrati: cosa significa?
• Quanto tempo ci vuole per registrare i crediti ECM?
• Cosa controllare quando i crediti ECM non compaiono
• Quando contattare il provider ECM
• Come controllare i crediti su Co.Ge.A.P.S.
• Crediti non visibili su MyECM
• Quali documenti conservare
• Cosa fare se sono trascorsi 90 giorni
• Crediti non registrati e corso non completato: attenzione alla differenza
• Come evitare problemi con i crediti ECM
• FAQ sui crediti ECM non registrati
• Conclusioni

Crediti ECM non registrati: cosa significa?

Quando si parla di crediti ECM non registrati si fa riferimento alla situazione in cui un professionista sanitario ha partecipato a un’attività formativa e ritiene di aver maturato i relativi crediti, ma questi non risultano ancora nella propria posizione ECM.

La mancata visualizzazione può avere diverse spiegazioni. Il corso potrebbe essere stato completato da poco, il provider potrebbe non avere ancora trasmesso i dati oppure potrebbe esserci un problema nella comunicazione o nella registrazione delle informazioni.

È quindi importante distinguere tra:

• corso appena terminato, per il quale può essere ancora necessario attendere la trasmissione dei dati;
• corso completato da tempo, ma crediti ancora assenti dalla posizione;
• corso non correttamente completato, nel quale non sono stati soddisfatti tutti i requisiti previsti per l’acquisizione dei crediti;
• errore o anomalia nella registrazione dei dati del professionista o dell’attività formativa.

Prima di considerare i crediti mancanti come un vero e proprio problema, è quindi necessario verificare la data di conclusione dell’attività e le condizioni richieste dal provider per il riconoscimento dei crediti.

Per una panoramica generale sulle anomalie più frequenti è possibile consultare anche la guida Problemi con i crediti ECM.

Quanto tempo ci vuole per registrare i crediti ECM?

Una delle domande più frequenti è: quanto tempo bisogna aspettare prima che i crediti ECM compaiano?

La normativa ECM prevede che il provider trasmetta, entro 90 giorni dalla conclusione dell’evento, i dati dei partecipanti ai quali sono stati riconosciuti i crediti e il numero dei crediti attribuiti a ciascun discente.

Questo significa che la visualizzazione dei crediti non deve essere necessariamente immediata. In particolare, per la formazione a distanza è importante considerare la data di conclusione dell’attività formativa prevista dal provider e non semplicemente il giorno nel quale il professionista ha completato personalmente il corso.

Per questo motivo, se hai terminato un corso da pochi giorni o da alcune settimane, l’assenza dei crediti nella posizione ECM non significa necessariamente che ci sia un errore.

Se invece il termine previsto è trascorso e i crediti continuano a non comparire, è opportuno effettuare una verifica con il provider.

Cosa controllare quando i crediti ECM non compaiono

Prima di contattare l’assistenza è utile effettuare alcune verifiche. Questo consente di capire se il problema riguarda semplicemente i tempi di registrazione oppure se è necessario chiedere un intervento.

1. Controlla la data di conclusione del corso

Verifica la data ufficiale di conclusione dell’attività indicata dal provider. Per i corsi FAD di lunga durata, questa informazione può essere particolarmente importante.

Non bisogna quindi considerare automaticamente come riferimento il giorno in cui si è completato il corso personalmente.

2. Verifica di aver completato tutti i requisiti

Controlla di aver rispettato tutte le condizioni previste dall’attività ECM. A seconda della tipologia di corso possono essere richiesti:

• partecipazione alla formazione;
• completamento delle attività previste;
• superamento della prova di apprendimento;
• compilazione del questionario di qualità percepita;
• eventuali ulteriori adempimenti indicati dal provider.

Il semplice accesso a un corso non equivale necessariamente all’acquisizione dei crediti.

3. Controlla la documentazione ricevuta

Conserva l’attestato rilasciato dal provider e tutta la documentazione relativa alla partecipazione. Verifica, quando disponibile, il titolo dell’evento, il numero identificativo dell’attività, la data e il numero di crediti attribuiti.

4. Controlla la tua posizione ECM

È possibile verificare la propria situazione attraverso il sistema Co.Ge.A.P.S., che gestisce l’anagrafe dei crediti dei professionisti sanitari.

Per una guida più generale puoi consultare anche la pagina del sito Come controllare i crediti ECM.

Quando contattare il provider ECM

Il provider ECM rappresenta il primo interlocutore quando il problema riguarda una specifica attività formativa.

È opportuno contattarlo, ad esempio, quando:

• sono trascorsi i tempi previsti per la trasmissione;
• il corso risulta completato ma i crediti non sono presenti;
• hai superato la verifica prevista ma la posizione non è stata aggiornata;
• hai ricevuto documentazione che attesta l’acquisizione dei crediti;
• il provider comunica di aver trasmesso i dati ma questi non risultano ancora disponibili.

Quando scrivi al provider è consigliabile fornire tutte le informazioni utili per individuare rapidamente la partecipazione:

• nome e cognome;
• codice fiscale;
• titolo del corso;
• data di partecipazione o conclusione;
• eventuale codice identificativo dell’evento;
• numero di crediti previsti;
• copia dell’attestato, se disponibile.

È preferibile utilizzare i recapiti ufficiali indicati dal provider e conservare la comunicazione inviata e l’eventuale risposta ricevuta.

Come controllare i crediti su Co.Ge.A.P.S.

Il Co.Ge.A.P.S. gestisce l’anagrafe dei crediti ECM del professionista sanitario. La consultazione della propria posizione consente di verificare le attività formative registrate e gli eventuali crediti presenti.

Per informazioni istituzionali sulla posizione dei professionisti sanitari è possibile consultare anche le FAQ ufficiali AGENAS per i professionisti sanitari.

È importante ricordare che il professionista non deve necessariamente inserire manualmente ogni corso ECM frequentato presso un provider. Per le attività erogate dai provider, la trasmissione dei dati dei partecipanti che hanno acquisito i crediti rientra negli adempimenti del provider.

Esistono tuttavia specifiche situazioni nelle quali il professionista può dover presentare richieste o documentazione per il riconoscimento di determinate attività formative. Per questo motivo, in caso di anomalia, è importante capire prima da quale tipologia di formazione deriva il credito mancante.

Crediti non visibili su MyECM

Un’ulteriore verifica può riguardare MyECM, il servizio dedicato alla consultazione delle attività formative dei professionisti sanitari.

La mancata presenza di un evento su MyECM non deve però essere interpretata automaticamente come mancata acquisizione dei crediti.

Il servizio è particolarmente utile per gli eventi organizzati da provider accreditati a livello nazionale. Per la situazione complessiva della propria anagrafe ECM è invece importante fare riferimento al sistema Co.Ge.A.P.S.

Per approfondire il funzionamento del servizio puoi consultare la guida interna A cosa serve il servizio MyECM di AGENAS.

Quali documenti conservare

Quando un credito ECM non risulta registrato, la documentazione relativa al corso può essere importante per dimostrare la partecipazione e consentire al provider di effettuare le verifiche.

È quindi consigliabile conservare:

• attestato di partecipazione;
• attestato dei crediti, quando rilasciato;
• ricevuta o conferma di iscrizione;
• e-mail relative al corso;
• eventuale documentazione relativa al superamento della prova di apprendimento;
• programma dell’attività formativa;
• comunicazioni intercorse con il provider.

La documentazione può essere particolarmente utile se il provider deve verificare la posizione del partecipante o correggere una trasmissione.

Cosa fare se sono trascorsi 90 giorni

Se sono trascorsi 90 giorni dalla conclusione dell’attività e i crediti non risultano ancora registrati, è opportuno non limitarsi ad attendere.

Il primo passaggio consiste nel contattare il provider chiedendo di verificare se i dati della partecipazione sono stati correttamente trasmessi.

È utile formulare la richiesta in modo preciso, indicando il corso, la data di conclusione e i propri dati identificativi. Se il provider conferma di avere effettuato correttamente la trasmissione, ma la posizione continua a non risultare aggiornata, si può verificare quale sia il successivo canale di assistenza competente.

Per informazioni e riferimenti istituzionali è possibile consultare la sezione Moduli e documenti per i professionisti sanitari del portale ECM di AGENAS.

È importante non confondere il termine di 90 giorni previsto per la trasmissione dei dati da parte del provider con una garanzia che i crediti saranno visualizzati esattamente allo scadere di tale periodo: la registrazione e la successiva disponibilità dei dati possono richiedere ulteriori tempi tecnici.

Crediti non registrati e corso non completato: attenzione alla differenza

Non tutti i casi di crediti mancanti sono dovuti a un problema informatico o a una mancata trasmissione.

Un professionista può infatti non aver acquisito i crediti perché non ha completato uno dei requisiti richiesti dal programma ECM.

Ad esempio, a seconda dell’attività formativa, possono essere previste condizioni relative alla partecipazione, alla verifica dell’apprendimento o alla compilazione della valutazione della qualità percepita.

Prima di chiedere al provider di correggere una posizione, è quindi necessario verificare che il corso sia stato effettivamente completato secondo le condizioni previste.

Se invece il problema riguarda il mancato superamento della prova di apprendimento, si tratta di una situazione diversa rispetto alla semplice mancata registrazione dei crediti. Per questo argomento sarà utile anche la guida specifica del cluster “Test ECM non superato: cosa succede?”.

Come evitare problemi con i crediti ECM

Alcune semplici procedure possono ridurre il rischio di accorgersi troppo tardi di un’anomalia nella propria posizione ECM.

Controlla periodicamente la posizione

Non aspettare la fine del triennio per verificare i crediti. Un controllo periodico consente di individuare prima eventuali anomalie.

Conserva la documentazione

Archivia attestati, comunicazioni e documenti relativi alle attività formative completate. È particolarmente utile mantenere una copia digitale dei documenti.

Annota le date dei corsi

Tenere un semplice elenco delle attività formative completate consente di sapere quando è ragionevole aspettarsi la registrazione dei crediti e quali corsi devono essere eventualmente verificati.

Verifica il provider

Prima di iscriverti a un’attività formativa, controlla le informazioni relative al provider e all’accreditamento dell’evento. Il portale ECM di AGENAS mette a disposizione le banche dati relative ai provider e agli eventi ECM.

FAQ sui crediti ECM non registrati

Perché i crediti ECM non compaiono?

I motivi possono essere diversi: il corso potrebbe essere stato concluso da poco, il provider potrebbe non avere ancora trasmesso i dati oppure potrebbero esserci anomalie nella registrazione. È necessario verificare anche che siano stati soddisfatti tutti i requisiti per l’acquisizione dei crediti.

Quanto tempo ha il provider per trasmettere i crediti ECM?

Il provider deve trasmettere i dati relativi ai partecipanti che hanno acquisito i crediti entro 90 giorni dalla conclusione dell’evento.

Ho terminato un corso FAD ma non vedo ancora i crediti: cosa faccio?

Controlla la data ufficiale di conclusione dell’attività indicata dal provider e verifica di aver completato tutti i requisiti previsti. Se sono trascorsi i tempi previsti senza registrazione, contatta il provider.

I crediti non presenti su MyECM significa che sono persi?

No. La mancata visualizzazione su MyECM non significa automaticamente che i crediti siano persi. È necessario verificare la posizione ECM e, soprattutto, controllare se l’attività è stata correttamente trasmessa dal provider.

Chi deve correggere un credito ECM mancante?

Per un’attività formativa erogata da un provider, il primo interlocutore è generalmente il provider stesso, che deve verificare la partecipazione e la corretta trasmissione dei dati. Per la certificazione dei crediti è competente l’Ordine di appartenenza.

Devo conservare l’attestato del corso ECM?

Sì. È buona pratica conservare l’attestato e la documentazione relativa alla formazione, soprattutto quando i crediti non risultano ancora nella propria posizione.

Posso inserire personalmente un corso ECM mancante?

Non tutti i crediti derivanti da corsi organizzati da provider devono essere inseriti manualmente dal professionista. Le modalità dipendono dalla tipologia di attività e dalle regole applicabili. Prima di effettuare qualsiasi richiesta è quindi opportuno verificare la natura dell’attività e le procedure previste.

Conclusioni

I crediti ECM non registrati non devono essere considerati automaticamente come crediti persi. Nella maggior parte dei casi è necessario prima verificare i tempi di trasmissione, la data ufficiale di conclusione dell’attività e il corretto completamento dei requisiti formativi.

Se sono trascorsi i tempi previsti, il primo passo consiste nel contattare il provider ECM e chiedere una verifica della partecipazione e della trasmissione dei dati. È inoltre importante controllare periodicamente la propria posizione attraverso Co.Ge.A.P.S. e conservare la documentazione relativa alle attività formative.

Per approfondire gli altri problemi che possono interessare la propria posizione ECM, consulta la guida Problemi con i crediti ECM e le altre guide del nostro approfondimento dedicato alla gestione dei crediti ECM.

Puoi inoltre consultare le FAQ ufficiali AGENAS per i professionisti sanitari e la documentazione istituzionale disponibile sul portale ECM.

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