Corso ECM completato ma crediti mancanti: cosa fare?

Hai completato un corso ECM, hai seguito tutte le attività previste e magari hai anche superato il test finale, ma i crediti non risultano ancora nella tua posizione? Il caso del corso ECM completato ma con crediti mancanti può creare dubbi, soprattutto quando si avvicina la scadenza del triennio formativo.

La mancata visualizzazione dei crediti non significa necessariamente che il corso non sia stato riconosciuto. La registrazione segue infatti una procedura che coinvolge il provider ECM, l’anagrafe dei crediti e il sistema Co.Ge.A.P.S..

In questa guida vediamo cosa controllare dopo aver completato un corso, quanto tempo può essere necessario, cosa fare se i crediti non compaiono e chi contattare quando il problema persiste.

Indice

• Corso completato ma crediti mancanti: cosa significa?
• La prima cosa da verificare dopo il corso
• Ho completato il corso: ho realmente maturato i crediti?
• Quanto tempo serve per registrare i crediti ECM?
• Cosa deve fare il provider ECM
• Come controllare i crediti su Co.Ge.A.P.S.
• Cosa fare se il corso non compare su MyECM
• Attestato e crediti ECM: sono la stessa cosa?
• Cosa fare se sono trascorsi 90 giorni
• Quali documenti conservare
• Gli errori più frequenti
• FAQ sul corso ECM completato ma con crediti mancanti
• Conclusioni

Corso completato ma crediti mancanti: cosa significa?

Quando un professionista conclude un’attività ECM, può aspettarsi che i relativi crediti siano immediatamente visibili nella propria posizione. In realtà, completamento del corso e registrazione dei crediti sono due momenti distinti.

Il professionista deve prima soddisfare le condizioni previste dall’attività formativa. Successivamente, il provider verifica i requisiti e trasmette i dati relativi ai partecipanti che hanno acquisito i crediti.

Il provider deve trasmettere entro 90 giorni dalla conclusione dell’evento i dati relativi ai partecipanti ai quali sono stati riconosciuti i crediti e il numero di crediti riconosciuti a ciascun discente. Per questo motivo, la mancata visualizzazione immediata non significa necessariamente che ci sia un errore.

Per comprendere le diverse modalità attraverso le quali è possibile acquisire crediti è utile anche consultare la guida ECM: modalità di acquisizione crediti, che illustra formazione residenziale, FAD, formazione sul campo e altre modalità previste dal sistema ECM.

Se invece vuoi avere una panoramica dei possibili problemi che possono interessare la posizione formativa, puoi consultare la guida generale Problemi con i crediti ECM.

La prima cosa da verificare dopo il corso

Prima di contattare il provider è utile controllare che il corso sia stato effettivamente completato secondo le modalità previste.

Non è sufficiente, infatti, aver effettuato l’accesso alla piattaforma o aver visualizzato parte dei contenuti. Ogni attività ECM può prevedere specifici requisiti per il riconoscimento dei crediti.

È quindi opportuno verificare:

• di aver completato tutte le lezioni o attività previste;
• di aver raggiunto l’eventuale percentuale minima di partecipazione;
• di aver completato la prova di apprendimento, quando prevista;
• di aver superato il test secondo i criteri stabiliti dal provider;
• di aver compilato eventuali questionari obbligatori;
• di aver rispettato la data entro la quale l’attività doveva essere completata.

Queste condizioni possono variare in relazione alla tipologia di evento e alle regole applicabili all’attività formativa. Per questo è sempre opportuno consultare le informazioni fornite dal provider al momento dell’iscrizione.

Ho completato il corso: ho realmente maturato i crediti?

Un aspetto importante consiste nel distinguere tra partecipazione e acquisizione dei crediti.

Il fatto di essere iscritto a un corso non garantisce automaticamente l’attribuzione dei crediti. Il professionista deve rispettare le condizioni previste dal programma ECM e dal provider.

Per esempio, un corso FAD può prevedere una sequenza di contenuti obbligatori, una verifica dell’apprendimento e la compilazione di una valutazione finale. Se uno dei requisiti richiesti non viene soddisfatto, il professionista potrebbe non risultare tra coloro ai quali sono stati riconosciuti i crediti.

Per questo motivo, quando si verifica un’assenza dei crediti, la prima domanda da porsi non è soltanto “perché non sono ancora comparsi?”, ma anche “il provider ha effettivamente riconosciuto i crediti a mio nome?”.

Questa distinzione consente di capire se il problema riguarda i requisiti formativi oppure la successiva registrazione dei dati.

È inoltre utile conoscere le attività di formazione individuale che possono dare diritto al riconoscimento di crediti in determinate condizioni. La pagina ECM: Autoformazione approfondisce, ad esempio, l’autoformazione, il tutoraggio, le pubblicazioni scientifiche, i crediti esteri e altre attività individuali previste dal sistema.

Quanto tempo serve per registrare i crediti ECM?

Il tempo necessario non è necessariamente immediato.

La disciplina ECM prevede che il provider trasmetta entro 90 giorni dalla conclusione dell’evento i dati dei partecipanti ai quali sono stati riconosciuti i crediti.

Questo termine è particolarmente importante quando si verifica un corso appena terminato.

Se, per esempio, un’attività formativa si è conclusa da pochi giorni, non è corretto considerare automaticamente i crediti come mancanti. È invece opportuno attendere i tempi previsti e successivamente controllare la propria posizione.

Il Manuale ufficiale MyECM di AGENAS specifica che, se un evento frequentato e per il quale sono stati acquisiti i crediti non risulta visibile dopo la scadenza dei 90 giorni, il professionista deve contattare il provider per verificare che abbia effettuato l’invio dei crediti.

È quindi importante non interpretare l’assenza temporanea dei crediti come una perdita automatica dell’attività formativa.

Cosa deve fare il provider ECM

Il provider ECM ha un ruolo fondamentale nel processo di registrazione.

Al termine dell’attività deve verificare quali partecipanti hanno effettivamente acquisito i crediti e trasmettere i relativi dati secondo le procedure previste dal sistema ECM.

La FAQ ufficiale AGENAS per i Provider ECM specifica che entro 90 giorni dalla conclusione dell’evento il provider trasmette all’ente accreditante e al Co.Ge.A.P.S. l’elenco dei discenti ai quali sono stati riconosciuti i crediti e il numero di crediti riconosciuti a ciascun discente.

Il provider deve inoltre conservare la documentazione relativa al riconoscimento dei crediti secondo le modalità previste dalla disciplina ECM.

Per questo motivo, quando un corso risulta completato ma i crediti non sono presenti, il provider è normalmente il primo soggetto da contattare.

Come controllare i crediti su Co.Ge.A.P.S.

Il Co.Ge.A.P.S. è il riferimento per l’anagrafe dei crediti dei professionisti sanitari. AGENAS specifica nelle FAQ ufficiali per i professionisti sanitari che l’anagrafe dei crediti di ogni professionista è gestita dal Co.Ge.A.P.S.

Per questo motivo, dopo aver completato un corso, è opportuno controllare periodicamente la propria posizione.

Puoi approfondire il funzionamento del sistema nella nostra pagina A cosa serve il servizio Co.Ge.A.P.S., dedicata alle funzioni dell’anagrafe ECM e alla gestione della posizione formativa.

È inoltre disponibile la guida pratica Come controllare i crediti ECM: guida al portale Co.Ge.A.P.S., utile per verificare la propria situazione formativa.

Se il corso non compare ancora, è importante considerare anche la data di conclusione dell’evento e il termine di 90 giorni previsto per la trasmissione da parte del provider.

Cosa fare se il corso non compare su MyECM

Per gli eventi organizzati da provider accreditati a livello nazionale è possibile utilizzare anche il servizio MyECM per verificare gli eventi formativi frequentati e già rapportati.

Il Manuale MyECM pubblicato da AGENAS chiarisce che, se un evento frequentato non è visibile, è possibile che i crediti non siano ancora stati ricevuti. Il servizio consente inoltre di utilizzare la funzione di verifica dell’evento per controllare lo stato degli eventi organizzati dai provider nazionali.

È però importante non confondere la mancata visualizzazione di un evento su MyECM con la perdita dei crediti.

Per controllare la propria posizione complessiva è opportuno verificare anche l’anagrafe Co.Ge.A.P.S.

Per approfondire il funzionamento di questo servizio puoi consultare la guida interna A cosa serve il servizio MyECM di AGENAS.

Attestato e crediti ECM: sono la stessa cosa?

No. Attestato e registrazione dei crediti sono due aspetti collegati ma distinti.

L’attestato documenta la partecipazione o il completamento dell’attività secondo quanto previsto dal provider. La registrazione dei crediti riguarda invece l’inserimento dei dati nell’anagrafe ECM.

È quindi possibile trovarsi nella situazione in cui il professionista possiede un attestato relativo a un corso completato, ma i crediti non risultano ancora nella propria posizione.

In questo caso l’attestato rappresenta un documento importante da conservare e da presentare al provider qualora fosse necessario effettuare una verifica.

Se invece il problema riguarda specificamente il mancato ricevimento della documentazione, sarà utile consultare anche la pagina del cluster dedicata a “Attestato ECM non ricevuto: cosa fare?”, che approfondirà il rapporto tra attestato, partecipazione e documentazione del corso.

Cosa fare se sono trascorsi 90 giorni

Se sono trascorsi 90 giorni dalla conclusione dell’evento e il corso è stato completato con tutti i requisiti richiesti, è opportuno contattare il provider.

La richiesta dovrebbe essere precisa e contenere tutte le informazioni necessarie per identificare la partecipazione.

Puoi indicare:

• nome e cognome;
• codice fiscale;
• titolo del corso;
• data di conclusione dell’attività;
• codice identificativo dell’evento, se disponibile;
• numero di crediti previsti;
• data di completamento del corso;
• eventuale attestato già ricevuto.

La domanda principale da rivolgere al provider è se i crediti siano stati effettivamente riconosciuti e trasmessi a proprio nome.

Questa informazione consente di distinguere due situazioni:

• il provider non ha ancora trasmesso i dati: la verifica deve essere effettuata dal provider;
• il provider dichiara di aver trasmesso correttamente i dati: occorre verificare la posizione e gli eventuali successivi passaggi tecnici.

Per eventuali informazioni relative ai servizi ECM per i professionisti sanitari è possibile consultare anche la sezione Contatti ECM di AGENAS.

Quali documenti conservare

Quando si completa un corso ECM è buona pratica conservare tutta la documentazione relativa all’attività formativa.

In particolare è consigliabile archiviare:

• attestato di partecipazione o completamento;
• eventuale attestazione dei crediti;
• conferma di iscrizione al corso;
• e-mail ricevute dal provider;
• programma dell’attività formativa;
• eventuale documentazione relativa al superamento della prova di apprendimento;
• comunicazioni inviate al provider in caso di problemi.

La documentazione può essere utile per dimostrare che l’attività è stata completata e per permettere al provider di effettuare una verifica.

È inoltre utile conoscere il Dossier formativo ECM, lo strumento attraverso il quale il professionista può programmare e verificare il proprio percorso formativo in relazione al profilo professionale e ai bisogni formativi.

Gli errori più frequenti

Controllare i crediti troppo presto

Uno degli errori più comuni consiste nel considerare mancanti i crediti pochi giorni dopo la conclusione del corso.

Il provider dispone di un termine fino a 90 giorni dalla conclusione dell’evento per trasmettere i dati dei crediti riconosciuti. È quindi necessario considerare questo periodo prima di concludere che esista un’anomalia.

Confondere il completamento con l’acquisizione dei crediti

Terminare la visualizzazione dei contenuti non significa sempre aver soddisfatto tutti i requisiti previsti. È necessario verificare anche eventuali prove di apprendimento, questionari o altri adempimenti obbligatori.

Contattare subito il Co.Ge.A.P.S. senza verificare il provider

Quando il problema riguarda uno specifico corso, è generalmente più efficace verificare prima con il provider se la partecipazione è stata correttamente registrata e se i crediti sono stati trasmessi.

Non conservare l’attestato

L’attestato e le altre comunicazioni del provider possono essere utili per ricostruire la partecipazione in caso di anomalia.

Ignorare eventuali esoneri o esenzioni

La posizione ECM individuale può essere influenzata anche da esoneri, esenzioni e altre riduzioni dell’obbligo formativo. Per comprendere la differenza tra queste situazioni è possibile consultare la guida interna Crediti ECM: esonero ed esenzioni.

Aspettare la fine del triennio

È preferibile verificare periodicamente la posizione ECM anziché scoprire eventuali anomalie quando il triennio formativo è ormai terminato.

FAQ sul corso ECM completato ma con crediti mancanti

Ho completato un corso ECM ma non vedo i crediti: cosa devo fare?

Verifica innanzitutto di aver completato tutti i requisiti previsti dal corso. Controlla quindi la tua posizione ECM. Se sono trascorsi i tempi previsti e i crediti non risultano, contatta il provider chiedendo di verificare il riconoscimento e la trasmissione dei crediti.

Quanto tempo ha il provider per trasmettere i crediti ECM?

Il provider deve trasmettere i dati relativi ai partecipanti ai quali sono stati riconosciuti i crediti entro 90 giorni dalla conclusione dell’evento.

Ho superato il test ma i crediti non compaiono: perché?

Il superamento del test è uno dei requisiti che possono essere previsti dall’attività formativa, ma la registrazione dei crediti avviene successivamente alla verifica dei dati da parte del provider e alla loro trasmissione. Se il termine previsto è trascorso, è opportuno contattare il provider.

Se il problema specifico riguarda il mancato superamento della verifica, sarà possibile approfondire la situazione nella pagina dedicata a “Test ECM non superato: cosa succede?”.

Ho ricevuto l’attestato ma non vedo i crediti: cosa significa?

Attestato e registrazione dei crediti sono due aspetti distinti. L’attestato costituisce una documentazione utile del completamento dell’attività, mentre i crediti devono essere registrati nell’anagrafe ECM secondo le procedure previste.

Se il corso non compare su MyECM significa che non ho ottenuto i crediti?

Non necessariamente. Il manuale ufficiale MyECM precisa che la mancata visualizzazione può dipendere dal fatto che i crediti non siano ancora stati ricevuti. È quindi opportuno verificare anche la propria posizione Co.Ge.A.P.S. e, trascorsi i tempi previsti, contattare il provider.

Chi devo contattare se i crediti non sono stati registrati?

Per un problema relativo a uno specifico corso, il primo interlocutore è normalmente il provider che ha organizzato l’attività. Il provider può verificare la partecipazione e la trasmissione dei dati.

Devo conservare l’attestato ECM?

Sì. È consigliabile conservare l’attestato e la documentazione relativa al corso, soprattutto quando la registrazione dei crediti non è ancora visibile.

I crediti ECM possono comparire dopo diversi giorni dalla conclusione del corso?

Sì. La registrazione non è necessariamente immediata. Il provider dispone di un termine fino a 90 giorni dalla conclusione dell’evento per trasmettere i dati dei crediti riconosciuti.

Conclusioni

Se hai completato un corso ECM ma i crediti risultano mancanti, non è necessario concludere immediatamente che ci sia un errore o che i crediti siano stati persi.

Il primo passaggio consiste nel verificare che il corso sia stato completato secondo tutti i requisiti previsti. Successivamente bisogna considerare i tempi necessari per la trasmissione dei dati da parte del provider.

Il provider dispone di 90 giorni dalla conclusione dell’evento per trasmettere i dati dei partecipanti ai quali sono stati riconosciuti i crediti. Se il termine è trascorso e i crediti continuano a non risultare, è opportuno contattare il provider fornendo i dati del corso e la documentazione disponibile.

La propria posizione può inoltre essere verificata attraverso il Co.Ge.A.P.S., che gestisce l’anagrafe dei crediti ECM dei professionisti sanitari.

Per approfondire gli altri casi di anomalia puoi consultare la guida generale Problemi con i crediti ECM, mentre per la verifica della propria posizione puoi utilizzare la guida Come controllare i crediti ECM.

Se stai programmando il tuo percorso formativo, può essere utile anche consultare Corsi ECM gratis e il Dossier formativo ECM, così da integrare la gestione dei crediti con una pianificazione più ordinata della formazione.

Per le informazioni istituzionali aggiornate è possibile fare riferimento alle FAQ AGENAS per i professionisti sanitari e alle FAQ AGENAS per i provider ECM.

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Guida alla formazione ECM